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归档文件材料要求及书写规范



    发布时间:2020-05-02     




为加强我校档案工作的管理,最大限度地延长档案的使用寿命,确保档案的安全,有效地为国家和学院积累档案史料,更好地为学院各项工作服务,根据《河南省国家行政机关公文处理实施办法》(豫政〔2001〕72号)文件规定,现将安阳师范学院各类归档文件材料载体使用及书写要求规范如下:

一、文件材料载体使用要求

1、各类归档文件材料载体应符合国家规范要求,归档的纸质材料的质量应达到色泽洁白,质地紧密,纸面平滑,柔韧性强、书写流畅的标准。

2、公文用纸幅面规格要统一规范,行政、党务机关的公文和底稿用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),有特殊要求的除外。

3、教学类、科研类(包括学籍表、成绩单、继续教育学院使用的各类表格、科研成果、计划等)及其它类归档的文件材料,使用的纸质材料参照行政机关公文用纸的规格。

4、基建档案类图纸部分的纸质材料,按行业规范执行。

5、声像类归档的载体材料较为复杂,录音带、录像带、磁盘、光盘等归档时,应图像清晰、音质优良、无失真、无粘连、无磁化现象,并配有与声像材料相对应的文字说明材料;照片归档时,底片、文字说明必须随之一同归档。

6、学生成绩大表上必须粘贴照片。

二、书写及字迹材料的要求

1、各类归档文件材料字迹要工整、清晰、不要书写错字、别字及不规范的简化字。

2、学院各级领导、各部门不论是草拟、打印公文,或是在填写报表、核稿、审批文件等一系列文书处理过程中,必须使用碳素墨水、蓝黑墨水、黑色誊写油墨、“DA”圆珠笔,即档案专用圆珠笔。禁止使用铅笔、普通圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等。

3、凡需归档的传真电报和其它传真件,若使用压感纸、传真纸必须进行复制,并将传真件同复印件一起归档。

4、凡归档的文件材料,在起草、修改、签批时,留足左侧装订位置(2.8cm)。

三、工作中严格要求,严格管理

学院各部门办公室应加强对文件材料的拟写、打印、签批及立卷归档工作的监督检查,凡不符合上述要求的文件材料应退回改正后再归档。

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