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安阳师范学院档案预立卷制度



    发布时间:2020-05-02     




为使立卷归档工作规范化、制度化,以确保归档材料齐全、完整、准确、系统,必须做好平时预立卷工作。为此,特制订本制度。

一、学校实行文件材料形成部门立卷归档制度。各立卷部门有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定至少一名兼职档案员具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷归档工作。

二、各立卷部门根据本部门工作职责和当年工作任务,参照归档范围编制文件材料预立卷类目,并根据工作实际对预立卷类目适时进行调整。各类档案的预立卷要求如下:

1、文书档案、教学档案预立卷

各部门兼职档案人员应在年初或上半年末根据立卷规定,预先编好归档类目及各个条款,各准备好一个卷盒,在卷背上写上类目,依次排列,以便随时将有关材料归类。兼职档案人员平时应注意积累,并将收集上来的档案材料根据档案归档范围及保管期限表进行分类、装订、编页号等后,于第二年的5月底前移交档案收集指导室。

2、科研档案预立卷

凡正式列为科研课题的项目,在确定科研课题负责人后,课题负责人(可以指定专人)应建立平时立卷盒,做好积累材料的准备工作,待项目告一段落或完成时,再按归档范围进行整理归档。

3、设备档案预立卷

设备开箱验收时,应对照装箱单清点随机文件材料,并收集保存。在设备安装,调试完毕后,将全部的文件材料按照进行整理归档。

4、基建档案预立卷

项目明确负责人后,负责人应指定专人负责文件、材料、图纸的平时收集和保管工作,并按各类项目归档范围进行分类,按条款建立卷盒,做好不同时期的收集工作。等项目完成告一段落后,进行系统整理。

5、会计档案预立卷

由财务处按照有关会计档案要求预立卷。

6、其它档案

声像档案、电子档案可随时收集归档。

三、各部门兼职档案员平时应对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理,并按预立卷类目分类存放。

四、根据有关规定,对文件材料进行鉴定,并检查文件材料是否齐全、完整、对不完整的材料及时进行追踪积累和收集,对应归档的文件材料进行整理,确定档案的保管年限。

五、科研、设备、基建、会计档案按有关规定、标准进行整理,要保证一个科研课题、一台设备、一项基建工程材料的齐全,成套性。

六、各类档案的归档时间和移交手续:

1、党群、行政、教学、外事、出版、声像门类档案以及科研、基建、设备、财会等门类档案管理性文件材料,于次年的六月底前移交档案室。

2、科研、基建、仪器设备、产品等项目材料在完成通过鉴定验收或投入使用后(引进设备为索赔期满后)两个月内归档;

3、各类档案必须按时按质完成组卷、编目工作,并办理档案的移交签字手续,移交人填写档案材料移交清册,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量(照片需写明内容、时间、地点、人物和制作者),移交时间,移交人与接收人应在移交清册上签字,各保存一份。移交清册存文书档案并永久保管。

上一条:安阳师范学院立卷归档的基本要求

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