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安阳师范学院立卷归档的基本要求



    发布时间:2020-05-02     




 一、坚持实行部门立卷及预立卷制度:部门立卷就是文件材料的形成部门负责立卷归档。预立卷是指各单位的兼职档案员要根据归档范围及岗位职责,准备一定数量的卷夹,将同一问题所形成的文件材料放在一起,不同性质问题的文件不能混杂,以保证文件材料齐全完整,为立卷工作打下良好的基础。在归档过程中如有疑问,请及时与档案馆联系,及时解决归档过程中遇到的各种问题,以保证移交到档案馆的档案材料齐全完整、标准规范。

二、对卷内文件排列、编号及案卷厚度的要求:同一卷内的文件可按照时间顺序、文件的连续性或重要程度排序;卷内文件要在文件的右上角用2B铅笔编号,编号为1、2、3…..流水号,正、反面有字的都应编号。正面编在文件右上角,背面有文字的编在左上角。请不要用背面是与归档材料无关的废纸打印存档材料。每卷文件不宜过厚,一般不应超过150张纸,同一性质问题的文件材料如果过多,可分为几个分卷。分卷后每卷页号都从1编起。

三、卷内目录的制作:卷内文件目录一律用计算机按标准格式录入、打印。各项内容应逐一填写清楚,文件的题名项(即文件标题)原则上要照录。标题不明确的要根据文件内容概括出简要标题。

四、卷末备考表的填写:填写备考表的目的是将卷内存在的问题标注清楚,如果案卷材料没有问题,立卷人和检查人签字即可。立卷人是指负责立卷归档的具体工作人员,检查人应该是各单位负责档案工作的领导。领导签字的目的是要求领导检查卷内文件的归档情况是否完整,如发现有遗漏应及时补充,同时了解本单位归档情况,并对归档材料负责。

五、案卷标题的拟写要求:规范完整、简明扼要。案卷标题的标准格式“作者+问题+文种”,如“教育部关于教学评估问题的文件”。案卷标题不能过于冗长也不能过于笼统,既要避免卷内文件内容的堆砌,又要避免过于简单笼统无实质内容,标题字数一般不应超过40个字。

六、案卷封面填写的要求:案卷封面的内容一般采用打印后粘贴在档案盒(袋)上,标题字体和字号有统一要求,具体情况可向档案馆负责老师咨询。

七、档案的装订:案卷组好以后,去掉文件上的金属物(订书钉、曲别针、大头针等)。根据文件的不用厚度采用合适的装订方式。

八、档案的移交手续:各单位在向档案馆移交档案时,一律用计算机按标准格式制作移交目录。纸质版打印一式两份,作为移交凭证,经交接双方签字盖章后留底备查。

 

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