1．定期收集各部门在工作中形成的具有保存价值、经过整理立卷后的不同载体的文件材料。
2．档案部门要对各部门的立卷归档工作加强监督、检查和指导。每年归档后考核评比一次。
3．接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：
（1）应归档的文件材料齐全完整；
（2）文件按其内容的联系，合理整理、立卷；
（3）归档的文件材料，保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
4．接收档案时间和手续：
党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。科研、基建项目在项目完成后两个月内归档。专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后及时归档。随时接收上级规定应接收的档案。接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。
