根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等相关法律规定要求，为进一步规范我校干部人事档案利用工作，加强干部人事档案的安全性、规范化管理，坚持做到严格管理、安全保密、规范程序、方便利用，特制订本制度。
一、档案馆仅直接针对组织和人事部门办理有关人事档案业务。其他部门（院系）领导（仅限部门正职）需利用教职工档案的，应视情况经组织或人事部门领导审批（*被查档案当事人为科级及以上干部的经组织部门审批，为一般教职工的经人事部门审批），再由组织或人事部门指派专人带领到档案馆审批办理，仅限在档案馆现场查阅，不得借阅。除纪检部门，其他各部门（院系）查阅范围仅限本部门教职工档案。
个人利用人事档案应先由本部门正职领导审批，再视情况经组织或人事部门领导审批（具体情况同上*），并由组织或人事部门指派一名党员干部到档案馆审批办理，个人不得直接前往档案馆办理。
二、组织、人事部门利用人事档案，应先由部门负责人审批并指派一名党员干部到档案馆审批办理。
三、人事档案原则上不对外提供使用。如因干部人事工作、审理案件、撰写生平、办理社会保险、公证及编著修志等特殊情况需要利用人事档案的，利用单位应持《人事档案查阅介绍信》到我校组织或人事部门办理审批手续，并在《人事档案查阅审批表》上注明查阅事由和内容，经我校组织或人事部门领导审批并指派一名党员干部到档案馆审批办理。
四、档案管理员在工作过程中要坚持原则，严格履行人事档案利用登记制度。（1）办理前应认真查看审批表审批手续是否规范，并只能根据审批用途提供相关材料；对于手续不规范的不予办理。（2）查阅工作中档案管理员必须陪同查阅人在阅档室查阅，并如实填写《人事档案查阅登记表》，若需复印应注明用途；查阅完毕后，档案管理员应立即清点档案，确定无误后及时入库。（3）借阅工作中档案管理员应根据用途严格核对借阅内容，如实填写《人事档案借阅登记表》，确定归还日期；借阅人归还档案时，档案管理员应认真清点所借内容，确认无丢失、无破损、无圈划、无涂改后，及时整理入库。（4）档案借阅最长不超过15天，如有特殊情况需延长借阅时间，必须严格办理续借手续。
五、查阅人事档案要严格遵守保密制度。利用单位或个人，不得泄露档案内容，不得擅自摘录、拍摄、复制档案内容；因工作需要利用档案材料取证的，必须严格履行上述审批手续后才能摘录或复制。
六、因工作需要利用死亡教职工人事档案时，严格参照上述审批规定办理。
七、对违反上述规定，造成不良影响的，要依照《档案法》，依法追究当事者责任，严肃处理。
八、《人事档案查阅审批表》和《人事档案借阅审批表》在档案馆网页下载。
