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中华人民共和国档案行业标准_归档文件装订规范



    发布时间:2019-06-29     




归档文件装订规范

1 范围

本标准规定了纸质归档文件的装订材料、要求和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T 398-2008棉本色纱线

GB/T 451.3-2002 纸张与纸板 — 厚度和层积紧度或单层紧度的测定方法(ISO 534:1988,IDT)

GB/T 455-2002 纸和纸板撕裂度的测定(ISO 1974:1990, eqv)

GB/T 1545.2-2003 纸、纸板和纸浆 水抽提液PH的测定(ISO 6588:1981,MOD)

GB/T 3916-1997 纺织品 卷装纱 单根纱线断裂强力和断裂伸长率的测定(ISO 2062:1993,eqv)

GB/T 3923.1-1997 纺织品 织物拉伸性能 第1部分:断裂强力和断裂伸长率的测定 条样法

GB/T 8693-2008 纺织品-纱线的标示(ISO 1139:1973,MOD)

GB/T 9704-2012 党政机关公文格式

GB/T 20878-2007 不锈钢和耐热钢 牌号及化学成分

GB/T 24423-2009 信息与文献 文献用纸 耐久性要求(ISO 9706:1994,MOD)

QB/T 1151-2011 订书钉

QB/T 1962-2011浆糊

DA/T 22-2015 归档文件整理规则

DA/T 25-2000 档案修裱技术规范

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1

归档文件archival document(s)

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种文件材料。

3.2

装订binding

通过线装法、粘接法、变形材料装订法、封套法等方式,将归档文件以件为单位进行固定的过程。

3.3

线装法sewing binding

将归档文件以三孔一线、直角或多孔一线等方式进行缝合的装订方法。

3.4

变形材料装订法Deformation material binding

将归档文件以不锈钢订书钉、不锈钢夹固定在一起的装订方法。

3.5

粘接法adhesive binding

将归档文件以浆糊等粘合剂粘合在一起的装订方法。

3.6

封套法envelope binding

用无酸纸制作成上方开口或上方、侧面开口的封套,将归档文件夹装其中的装订方法。

4 总则

4.1 归档文件装订前,应对待装订文件进行仔细检查和评估,制定适宜的装订或再装订方案。方案应考虑文件保管期限、文件纸张质量、纵横向、订口空白尺寸、原订联方式等因素。

4.2 为便于管理,立档单位相同期限、类似厚度的归档文件装订方式应一致,不同期限的装订方式应相对统一。

4.3 归档文件装订一般采用线装法(T1直角装订、T2缝纫机轧边装订、T3三孔一线装订)、变形材料装订法(T4不锈钢订书钉装订、T5不锈钢夹装订)、粘接法(T6浆糊装订)、封套法(T7 封套装订)4个类型7种方式,不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等可能对归档文件造成损害或者固定效果不佳的方式装订。

4.4 归档文件的装订方式和装订材料选择应以满足归档文件在保管期限内装订牢固和安全保管为依据。

4.5 无论采取何种装订方式,装订应尽量减低对归档文件本身影响,装订方式有利于归档文件的保护和管理。

5 装订需求类型和装订方式选择

5.1 装订需求类型

根据归档文件保管期限和整理要求,归档文件装订需求分成5类:

1)类型A:永久保管。

2)类型B:定期30年保管,需要移交档案馆。

3)类型C:定期30年保管,不需要移交档案馆。

4)类型D:定期10年保管。

5)类型E:需永久或定期保管,但尚未完成整理、数字化工作,需要临时固定。

5.2 装订方式选择

5.2.1 类型A对应装订方式:直角装订(T1)、缝纫机轧边装订(T2)、三孔一线装订(T3) 。

1)永久保管的归档文件,应采用线装法装订。归档文件页数较少的,使用手工进行直角装订(T1)或使用缝纫机轧边装订(T2),页数较厚的,使用三孔一线装订(T3)。

2)永久保管的归档文件,可以使用不锈钢订书钉装订(T4)、浆糊装订(T6)。不锈钢订书钉、浆糊材质应满足归档文件永久保管的需要。

3)永久保管的归档文件,不使用不锈钢夹装订(T5)、封套装订(T7)。

5.2.2 类型B装订方式和要求按照5.2.1执行。

5.2.3 类型C对应装订方式:直角装订(T1)、缝纫机轧边装订(T2)、三孔一线装订(T3)、不锈钢订书钉装订(T4)、浆糊装订(T6)。

1)定期30年保管,不需要移交档案馆的归档文件,宜采用线装法装订。归档文件页数较少的,使用手工进行直角装订(T1)或使用缝纫机轧边装订(T2),页数较厚的,使用三孔一线装订(T3)。

2)定期30年保管,不需要移交档案馆的归档文件,也可以采用不锈钢订书钉装订(T4)、浆糊装订(T6),不锈钢订书钉、浆糊材质应满足归档文件长期保管的需要。页数较少的,采用不锈钢订书钉装订(T4)或浆糊装订(T6),页数较多的,采用不锈钢订书钉装订(T4)。

3)定期30年保管,不需要移交档案馆的归档文件,不使用不锈钢夹装订(T5)、封套装订(T7)。

5.2.4 类型D对应装订方式:直角装订(T1)、缝纫机轧边装订(T2)、三孔一线装订(T3)、不锈钢订书钉装订(T4)、浆糊装订(T6)、封套装订(T7)。

1)定期10年保管的归档文件,原装订方式、材料能够能满足保管期限需要的,可以维持原装订方式不变。

2)定期10年保管的归档文件,宜采用不锈钢订书钉装订(T4)、封套装订(T7),也可以采用直角装订(T1)、缝纫机轧边装订(T2)、三孔一线装订(T3)、浆糊装订(T6)装订方式。

3)定期10年保管的归档文件,不使用不锈钢夹装订(T5)。

5.2.5 类型E对应装订方式:不锈钢夹装订(T5)、封套装订(T7)。

6 装订材料

6.1 基本要求

6.1.1 用于装订的材料,不管现在还是将来,无论是其自身还是通过与其它材料及环境之间的接触反应,均不能包含或产生任何可能损害归档文件的物质。

6.1.2 装订材料也可选用性能达到或超过本标准要求的其它材料。

6.2 棉纱线

6.2.1 线装法中的直角装订(T1)、缝纫机轧边装订(T2)、三孔一线装订(T3)均应使用棉纱线,棉纱线规格、质量、检测应按GB/T 398-2008的规定进行。

6.2.2 直角装订(T1)用棉线的粗细应与GB/T 8693-2008所描述的R72texf4规格的棉线相当。线的断裂强度应不低于15N,检测应按GB/T 3916-1997的规定进行。

6.2.3 缝纫机轧边装订(T2)用棉线粗细应与GB/T 8693-2008所描述的R72texf4规格的棉线相当。线的断裂强度应不低于15N,检测应按GB/T 3916-1997的规定进行。

6.2.4 三孔一线装订(T3)用棉线粗细应与GB/T 8693-2008所描述的R72texf4规格的棉线相当。线的断裂强度应不低于15N,检测应按GB/T 3916-1997的规定进行。

6.3 不锈钢订书钉

6.3.1 不锈钢订书钉产品质量要求(外形尺寸、钉面、钉脚、钉脚斜度、 B、C、E种缺陷、粘牢度、外观、订纸性能、钉条枚数)、试验方法、检测规则应按照QB/T 1151-2011执行。

6.3.2 不锈钢订书钉材质应选用牌号06Cr19Ni10(统一数字代号:S30408)不锈钢,沿海地区应选用牌号06Cr17Ni12Mo2(统一数字代号:S31608)不锈钢。不锈钢规格、质量、检测应按照GB/T 20878-2007执行。

6.4 不锈钢夹

不锈钢夹仅适用于类型E:需永久或定期保管,但尚未完成整理、数字化工作,需要临时固定的归档文件,不锈钢夹符合行业产品质量要求即可。

6.5 浆糊

6.5.1浆糊质量要求(游离甲醛限量、外观、PH、粘接性、防霉力、耐寒性)、试验方法、检测规则应按照QB/T 1962-2011执行。

6.5.2 浆糊在满足6.5.1质量要求的基础上,还应符合DA/T 25-2000的要求。

6.6 封套

6.6.1 封套用纸应轻薄、结实,材质选择对归档文件不应有负面影响或潜在负面影响。

6.6.5 纸张定量应在110g/m2~160g/m2之间,检测应按GB/T 451.2-2002的规定进行。

6.6.2 纸张的pH值应大于等于6,检测应按GB/T 1545.2-2003规定的冷抽提法进行。

6.6.3 纸张撕裂度应大于850mN,检测应按GB/T 455-2002的规定进行。

6.6.4 纸张单层紧度应在0.6g/cm3~1.0g/cm3之间,检测应按GB/T 451.3-2002的规定进行。

7 装订要求

7.1 一般要求

7.1.1 归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的,应按照DA/T 25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

7.1.2 装订要求牢固,做到文件不损页、不倒页、不压字。装订后文件平整。

7.2 T1直角装订

7.2.1 T1直角装订自归档文件上边、侧边各2cm处入针,在上方环绕后再在侧面环绕(或在侧方环绕再在上方环绕),再在上方(或侧方)绕半圈后与入针线头打结。打结可以选择在上方(侧方),也可以选择在入针处(见图A.1)。缝线与归档文件结合紧密的,也可以不打结,但入针、出针处应保留1.5cm左右的线头。

7.2.2 T1直角装订应选取较细缝线针,以双线为宜,以便缝线紧实。拉紧打结后的缝线形成直角,与上方、侧方边缘形成正方形(见图A.2)。

7.3 T2缝纫机轧边装订

7.3.1 缝纫机轧边装订是用缝纫机在文件左上进行斜角装订(见图A.3),入针、出针位置以距版面左上角顶端2-3cm为宜。

7.3.2 缝纫机轧边装订应选用锁式缝合缝纫机,不能使用链式缝合缝纫机。

7.3.3 缝纫机轧边装订针脚距离应尽量加大,入针、出针处应保留1.5cm左右的线头。

7.3.4 缝纫机轧边装订应避免文件缝合处形成断裂。

7.4 T3三孔一线装订

7.4.1 T3三孔一线装订是用锥子或三孔一线打孔机在文件左侧钻孔后再穿线、打结的装订方式。

7.4.2 T3三孔一线装订采取挤压式钻孔,以免对文件造成过多损害。打孔前先用夹子固定文件右侧,确定孔距后用锥子或三孔一线打孔机钻孔。三孔之间距离竖版文件以8-10cm为宜,横版文件以6-8cm为宜。三孔与左侧距离不低于1.5cm。

7.4.3 穿线时,先将装订绳对折,将两个绳头并齐后从文件背面穿入中间孔,再将绳头分别向下穿入两边的孔中,并从由装订绳形成的圈中交叉穿过。用力拉紧两个绳头,使装订绳紧缚文件,再将两个绳头在中件孔处打结(见图A.4)。

7.4.4 T3三孔一线装订在打结后应保留1.5cm左右的绳头,并在打结处用力压实(见图A.5)。

7.5 T4不锈钢订书钉装订

7.5.1 T4不锈钢订书钉装订应在归档文件左侧两钉装订,订位为两钉外订眼距版面上下边缘各7cm 为宜(见图A.6)。

7.5.2 T4不锈钢订书钉装订应无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固,归档文件不掉页。

7.5.3 需要拆除不符合要求的订书钉再用不锈钢订书钉装订的,拆除时应尽量减轻对归档文件的损害,不锈钢订书钉的装订位置尽量与原订书钉保持一致。

7.5.4 T4不锈钢订书钉装订在符合7.5.1~7.5.3要求的前提下,应尽量减少重复装订次数,以尽量降低对纸张可能造成的危害.

7.6 T5不锈钢夹装订

7.6.1 T5不锈钢夹应在归档文件上方或左侧一订装订,订位为不锈钢夹外缘距版面左上角顶端2-3cm为宜(见图A.7、A.8)。

7.6.2 T5不锈钢夹装订时,不同文件的装订位置应错开,以方便装盒,节省保存空间。

7.7 T6浆糊装订

7.7.1 T6浆糊装订采取左上角粘贴法,即在文件左上角涂抹浆糊进行装订。浆糊装订前应将浆糊调匀。

7.7.2 浆糊涂抹一般以离上方、侧方边缘2~2.5cm处为圆心,1cm为半径,涂抹的浆糊与上方、侧方应留有空白。浆糊涂抹时注意用量适宜,分布均匀。

7.2.3 T6浆糊装订在粘贴后要压实、晾干,待完全干燥后再装盒。

7.8 T7 封套装订

T7封套装订是指将待装订的归档文件放入封套。文件放入后应保证文件平整,不能出现折、皱情况。

上一条:国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》

下一条:中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》