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关于做好2021年档案归档工作的通知



    发布时间:2021-04-26  档案馆    




校属各单位:

根据《中华人民共和国档案法》(2020年修订)、《高等学校档案管理办法》、国家档案局《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》文件精神,按照《安阳师范学院档案管理办法》的规定要求,为切实做好2020年度文件材料立卷归档工作,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

1.2020年1月1日至12月31日期间,凡本单位在工作活动中直接形成的,能反映本单位工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。各单位归档范围详见档案馆网站http://dag.aynu.edu.cn/ywzd/bmgdfw.htm。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。

2.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

3.学校在新冠肺炎疫情防控工作中形成的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件和实物,是学校抗击新冠肺炎疫情真实的历史记录,对当前和今后各项工作具有重要的凭证依据作用和查考利用价值。各单位要结合疫情防控工作实际,做好2020年度疫情防控专题档案收集与归档工作。

4.为庆祝中国共产党成立100周年,纪念党的伟大奋斗历程和取得的辉煌成就,充分彰显档案在讲好党的故事、传承红色基因方面的独特价值,助力党史学习教育,校档案馆已面向校属各单位及广大师生校友开展红色档案资料征集活动,请各单位广泛宣传,积极发动师生报送。具体归档范围详见校园网通知公告http://www.aynu.edu.cn/info/1078/13799.htm

5.如有2020年度以前未归档的档案,按要求分年度整理好一并归档。

二、归档要求

1.各单位档案工作主管领导要切实加强对本单位归档工作的领导,督促兼职档案员和相关人员做好归档工作;兼职档案员要切实履行职责,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.文件类归档材料实行以件为单位进行归档;教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。档案立卷整理方法详见档案馆网站http://dag.aynu.edu.cn/info/1068/1497.htm

3.归档材料必须完整,归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不缺页、不漏项。

4.各单位兼职档案员如果在档案整理中遇到问题,可以通过电话或校档案工作微信群与档案馆收集指导室联系。

三、归档程序

1.归档验收

档案移交时,交接双方当面检查,档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收,不符合要求的请归档部门按要求整理合格后,办理移交手续。

2.移交手续

各单位移交档案文件材料时填写“档案移交清单及归档文件目录表”(详见附件)一式两份,同时提交电子目录,交接双方签字并加盖所在单位公章后,归档单位留存一份,档案馆留存一份备查。

3.移交时间

学校各部门和各学院在6月20号之前移交2020年度归档文件材料。

科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

4.移交地点

老档案馆(逸夫楼东一楼)

电子邮箱:dasj@aynu.edu.cn

联系人:王小茹

联系电话:0372-2900352

                                                                                      档案馆

                                                                                 2021年4月25日





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