校属各单位：
为确保学校各项工作形成的文件材料完整、齐全归档，我校将启动2019年档案归档工作，请各单位将2018年产生属归档范围的各类文件资料按归档要求整理好移交档案馆。现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1．凡本单位在工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围（详见附件1）。
2．归档文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（光盘、照片等）。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3．以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
4.如有2018年度以前未归档的档案，按要求分年度整理好一并归档。
二、归档要求
1．各单位档案工作主管领导要切实加强对本单位归档工作的指导，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2．各单位移交档案文件材料时，需去掉文件内的订书钉。去钉后，文件左侧对齐以不压正文为标准，对文件进行装订（1-10页的用胶水粘贴，10页以上的用扇尾夹固定）。
3．文件类归档材料实行以件为单位归档；教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料，以卷为单位进行整理、立卷。
4．重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
5．归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，按要求整理后方可移交。（整理方法参考《安阳师范学院档案规章制度汇编》文件材料归档工作程序）
6．归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。
7．归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并制成光盘。
三、归档程序
1．归档验收
档案移交时，交接双方当面检查，档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。
2．移交手续
各单位移交档案文件材料时必须填写“档案移交清单及归档文件目录表”（详见附件2），纸质目录表一式2份，同时提交电子目录，交接双方签字并加盖所在单位公章后，归档单位留存1份，档案馆留存1份备查。
3．归档时间
（1）党政各部门、各学院在6月底以前归档。
（2）教学档案（含学籍档案）按学年度在每学年结束，即11月底以前归档。
（3）科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收的2个月内归档。
（4）财务档案可暂由财会部门保管3年，期满后的次年6月底前向档案馆移交。
（5）声像载体材料在完成制作后3个月内归档，照片档案在次年6月底以前归档。
（6）实物档案在6月底以前归档。获得市级以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，可在单位存用3年后移交或随时移交档案馆。
4．移交地点
档案馆（勤业楼C226房间）
联系人：靳晓慧联系电话：2900291
附件：
1.安阳师范学院各部门档案归档范围及保管期限表
2.档案移交清单及归档文件目录表
档案馆
2019年4月22日
