1、凡需利用学校馆藏开放档案的部门（单位）和个人，须持部门（单位）介绍信、本人身份证、学生证、工作证等有效证件，证明身份后，方可利用档案。利用完毕后，认真填写《综合档案利用效果登记表》。
2、校内人员可以查阅本部门立卷归档的文件材料，跨部门查阅须经立卷部门领导同意，校外人员须经立卷部门领导和馆长同意。
3、档案利用，原则上只限于在“综合档案利用室”进行，档案利用者查阅档案时不得在档案材料上划线条、作标记，不得涂改、污损、拆散档案，确需摘录、翻拍和复印档案材料，需经档案工作人员同意，摘录或复制的档案材料后，经校对盖章后生效。
4、档案利用一般不得外借，确需借出档案者，经档案形成部门负责人或档案馆馆长同意，严格履行借阅手续后，方可利用，并在规定时间（一周内）归还，档案借出期间，利用者应确保档案保密、完整与安全，不得损毁、丢失、转借、出卖、调换档案材料，任何人不许泄露保密档案的内容，归还时由档案工作人员清点、检查无误后予以注销。
5、凡需利用尚未开放的档案，必须经立卷部门同意，并经馆长批准后，方可利用，属于控制使用范围的机密档案，必须经学校分管领导、档案部门负责人及有关部门负责人的批准，涉密档案借阅时间一般不超过一周，其中绝密级档案一律不外借。对泄密或造成不良后果的按保密规定追究当事者的责任。
6、利用学校党政档案须持单位介绍信，查阅校党委会、校长办公会等重要会议记录，须分别经党办主任或校办主任批准，并经馆长批准。
7、非财务部门因工作需要查阅财会档案，须持本部门介绍信，经财务部门的负责人签署同意，并由财务处人员陪同查阅，校外单位一律不得借阅财务档案，确实需要的，经财务部门负责人同意后方可利用。
8、研究生论文评定档案，研究生本人凭有效证件可查阅，其他人因工作需要或学习科研需要查阅的，须征得研究生本人或导师的书面同意。
9、房屋产权人可凭有效证件（身份证、户口簿）可以查阅、复印本人房产档案；司法部门凭介绍信和工作人员有效证件，可查阅承办案件范围内的房产档案；房产档案一律不提供外借服务。
10、声像档案原则上只限在馆内查阅，重要照片、录像、录音等声像档案一般不外借，拷贝、复制须经馆领导批准，确因需要借阅母带（片）的，须经馆长同意，并办理相关外借手续，借阅期限最长不超过二周，特殊情况需延长借用时间，应办理续借手续。
11、凡向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。
12、做好档案利用反馈工作，由利用者如实填写《档案利用效果登记表》。
