1.根据利用档案情况的需要填写《干部人事档案查阅审批表》或《干部人事档案借阅审批表》并严格按照要求审批，审批表从档案馆网页下载。
2.具体审批程序：
（1）校组织部因工作需要查（借）阅干部人事档案的，应先由组织部负责人审批，并指派专人前往档案馆，经档案馆馆长审批同意方可办理。
（2）校人事处因工作需要查（借）阅干部人事档案的，应先由人事处负责人审批，并指派专人前往档案馆，经档案馆馆长审批同意方可办理。
（3）档案馆不针对组织、人事部门之外的其他部门办理干部人事档案查（借）阅工作，其他部门若因工作需要利用档案，应经组织或人事部门审批，并由组织或人事部门指派专人前往档案馆办理。
（4）个人不得查（借）阅本人及家属的档案，如需利用档案，应根据实际情况按规定办理：
①个人如需查阅、复印档案中学籍材料，应先由本人部门负责人在《干部人事档案查阅审批表》审批，再经档案馆馆长审批方可办理；如需复印要事先说明，并在《干部人事档案查阅审批表》上注明复印档案的内容及用途。
②需利用履历、鉴定、考核、政审、党团、奖惩、任免等材料的，先由本人部门负责人在《干部人事档案查阅审批表》审批，再由组织部审批并指派专人前往档案馆审批办理。
③需借阅学籍档案或利用职务（职称）评聘、工资等材料的，先由本人部门负责人在《干部人事档案查阅审批表》审批，再由人事处审批并指派专人前往档案馆审批办理。
3.上述组织部、人事处指派的“专人”须为中共党员干部。
4.档案管理员办理。档案管理员在工作当中要坚持原则，热情服务。办理流程如下：
（1）在办理查（借）阅工作前，档案管理员应认真查看审批表中各项填写是否详实；根据查（借）阅事由的需要，各领导审批手续是否齐全。
（2）查阅干部人事档案时，档案管理员必须陪同查阅人在阅档室查阅，查阅后要如实填写《干部人事档案查阅登记表》。
（3）借阅干部人事档案时，档案管理员要仔细核对、清点借阅内容，如实填写《干部人事档案借阅登记表》，确定归还日期。
（4）查阅人查阅完毕后，档案管理员应立即清点档案，无误后即时入库。
（5）借阅人归还档案时，档案管理员应认真清点所借内容，确认无丢失、无破损、无圈划、无涂改后，即时整理入库。
（6）个人借阅时间不得超过7天，部门借阅时间不得超过15天，如有特殊情况需延长借阅时间，必须严格办理续借手续。
