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档案馆关于疫情档案征集的补充通知



    发布时间:2020-10-28  档案馆    




校属各单位:

自《关于做好新冠肺炎疫情防控档案征集工作的通知》发出后,已有部分部门与学院进行了疫情档案的移交归档,在档案接收过程中我们也不断总结经验,现对我校疫情档案收集的重点范围及要求作出以下补充与明确:

一、各学院疫情档案的收集重点

1.各学院发布的疫情防控相关工作的通知、方案、会议记录等文件材料,尤其是学院制定的毕业生返校及新学期开学工作方案;

2.师生疫情防控期间网络教学过程中产生的照片、音频、视频材料;

3.师生有关疫情的各种形式原创作品及其手稿;

4.关于疫情防控工作的照片、视频材料;

5.师生在疫情期间参加校内外志愿工作的照片、视频、证明、表扬信等材料;

6.捐赠物资凭证;

7.在网站、微信发布的通知、宣传等网页材料 ;

8.其他有关疫情工作的文件材料。

二、各部门疫情档案的收集重点

1.各部门发布的疫情防控相关工作的通知、方案、会议记录等文件材料;

2.网络教学管理过程中产生的照片、音频、视频材料(重点征集单位是教务处、研究生处、网络与教育技术中心等部门);

3.关于疫情防控工作的照片、视频材料;

4.疫情期间参加校内外志愿工作的照片、视频、证明、表扬信等材料;

5.捐赠物资凭证;

6.在网站、微信发布的通知、宣传等网页材料(重点征集单位是宣传部、学生处、团委等部门)。

三、移交要求

1.所有档案资料必须真实完整,纸质档案材料须为原件并加盖公章,且要以件为单位标注页码。

2.电子照片及视频档案题名信息至少应该包含人物、人物身份、时间、地点和照片主题、摄影时间等要素;实物档案需标注来源。

3.电子照片归档格式应为JPEG或TIFF格式,推荐采用JPEG格式,JPEG格式照片不低于1M,TIFF格式照片不低于10M。网站网页、微信公众号文章转换且保存成PDF格式。照片和视频要求主题鲜明、内容完整、画面清晰流畅、载体无磨损划伤。

4.填写移交清单及目录一式两份。

5.移交截止时间均为:2020年11月20日,材料和手续需齐全完整。

四、移交方式

1.电子文件、照片、视频、媒体网页可发送到邮箱:dasj @aynu.edu.cn,或刻录光盘直接送交档案馆。线上移交时,邮件名称以“疫情档案—移交部门(院系)—移交时间”命名,所有照片和视频均需按上述要求命名,同时附移交清单及目录。

2.纸质文件、实物档案直接送交档案馆,持移交清单及目录归档。

各单位在疫情档案收集移交过程中有任何问题可拨打档案馆收集指导室电话2900352(王老师),也可在微信群“校档案工作群”中咨询。


                                                                                             档案馆

2020年10月28日

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