通知公告
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关于做好2023年档案归档工作的通知

更新时间:2023年04月04日 16:36


校属各单位:

根据《中华人民共和国档案法》(2020年修订)、《高等学校档案管理办法》文件精神,按照《安阳师范学院档案管理办法》的相关要求,档案馆定于20234月开始进行档案归档工作,现将有关事宜通知如下:

一、归档范围

1. 202211日—1231日,学校在教学、科研、管理和其他各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料,包括文件、报表、声像、实物、电子档案等不同形式、载体的材料。具体可参见《安阳师范学院档案归档范围及保管期限》(附件1)或查看档案馆网站http://dag.aynu.edu.cn/fwzn/gdzdfw.htm

2. 2022年新冠肺炎疫情防控、脱贫攻坚文件材料。

3. 如有2022年度以前未归档的文件材料,按要求分年度整理好一并归档。

二、归档要求

1.各单位档案工作主管领导要切实加强对本单位归档工作的领导,督促兼职档案员和相关人员做好归档工作;兼职档案员要切实履行职责,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2.文件类归档材料以件为单位进行归档;科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。档案立卷整理方法详见档案馆网站http://dag.aynu.edu.cn/info/1064/1446.htm

3.归档材料必须完整,归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。立卷人在整理过程中要逐卷(件)进行检查,不缺页、不漏项。

4. 各单位兼职档案员如果在档案整理中遇到问题,可以通过电话或OA与档案馆收集指导室联系。

三、归档程序

1.归档验收。档案移交时,交接双方当面检查,档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收,不符合要求的须按要求整理合格后,办理移交手续。

2.移交手续。各单位移交档案材料时填写“档案移交清单及归档文件目录表”(详见附件2)一式两份,交接双方签字后,归档单位留存一份,档案馆留存一份备查。各单位移交档案应同时提交归档材料电子目录。

3.移交时间。学校各部门和各学院在615号之前移交2022年度归档文件材料。科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

4.移交地点。

老档案馆(逸夫楼东一楼)       联 系 人:王小茹

电子邮箱:dasj@aynu.edu.cn       联系电话:0372-2900352 

 

 

档案馆     

202343日