校属各单位：

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》文件精神，按照《安阳师范学院档案管理办法》的相关要求，档案馆定于2025年3月开始进行档案归档工作，现将有关事宜通知如下:

一、归档范围

1. 2024年1月1日—12月31日，学校在教学、科研、管理等各项工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括文件、报表、声像、实物、电子档案等不同形式、载体的材料。具体可参见《安阳师范学院档案归档范围及保管期限》（附件1）或查看档案馆网站http://dag.aynu.edu.cn/zhengwen2024.jsp?urltype=tree.TreeTempUrl&wbtreeid=1461。

2. 如有2024年度以前未归档的文件材料，按要求分年度整理好一并归档。

二、归档要求

1．各单位档案工作主管领导要切实加强对本单位归档工作的领导，督促兼职档案员和相关人员做好归档工作；兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2．文件类归档材料以件为单位进行归档；科研、基建、设备等专业性的归档材料，以卷为单位进行整理、立卷。报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以“册（本）”为单位整理。

3. 归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与档案内容相符的标题及时间。

4．归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐件（卷）检查，保证档案材料不缺页、不漏项。

5. 新成立部门或兼职档案员有变动的部门，请及时与我馆联系办理新增或变更手续。各单位兼职档案员如果在档案整理中遇到问题，可通过电话或OA与档案馆收集指导室联系。

三、归档程序

1．归档验收。档案移交时，交接双方当面检查，档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。

2．移交手续。各单位移交档案材料时填写“档案移交清单及归档文件目录表”（详见附件2）一式两份，交接双方签字后，归档单位与档案馆各存一份。各单位移交档案应同时提交归档材料电子目录。

3．移交时间。学校各部门和各学院应在6月20号之前移交2024年度归档文件材料。科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

4．移交地点：勤业楼C226室

联 系 人：王小茹

联系电话：0372-2900352  

电子邮箱：dasj@aynu.edu.cn

档案馆

2025年3月6日