归档要求
当前位置: 首页 >> 归档要求 >> 正文

安阳师范学院文件材料归档整理工作流程

更新时间:2020年05月13日 17:01


1、文件分类

(1)分年度:先将文件按其形成或针对的年度分开,一般文件归入文件形成年度。

(2)分问题:将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

(3)分期限:将文件按照规定的不同保管期限分开。

以上三种方法使用的步骤是:分年度→分问题→分保管期限

在归档过程中,跨年度的文件遵循以下的规则:

n 跨年度的请示与批复,归入批复年度;

n 跨年度规划、计划,一般归入文件内容针对的第一个年度;

n 跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;

n 跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;

n 跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;

n 法规性文件归入公布或批准年度;

n 教学类文件按学年归档,财会档案文件按会计年度归档。

2、文件组合

(1)基本要求:一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密,分级适当,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。

(2)组合形式:

同一内容的文件材料组成一卷或数卷,每卷不超过100个自然页,即100张A4幅面大小的纸张。

会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可一会一卷、一会数卷。例行系列性会议,如每周一次的例会,可数会一卷。

统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组成一卷或数卷。

学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合。

同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。

工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合。

简报、内部刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

(3)同一卷内文件排列规则:

n 卷内文件材料要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列。

n 文字材料的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;定稿在前,历次重要修改稿在后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;转发件在前,被转发件在后;其他文件材料按时间顺序排列。

3、编制页号

凡是页面上有内容的页都要编号,空白的页不用编号,页号要求用铅笔标在页面远离装订线的一侧下角。

4、文件目录填写

顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写,如1、2、3……。

文号:文件制发机关的发文字号,如院政文[2018]19号。

责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者,如成人高教成绩单档案,责任者为继续教育学院。

题名:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,并在前后加[ ]。

会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。

日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月、日数的右下角加“.”号,如2018.3.30。没有责任者、年、月、日的文件材料,要考证清楚,及时补上。

页号:卷内有文字的页面均应编号。

序号

文号

责任者

题名

日期

页号

保管期限

1

2019院政文〔2019〕40号

院长办公室

关于表彰 2019 届优秀毕业生的决定

2019.05.06

14

永久

2

院党文〔2019〕30号

党委办公室

关于调整招投标管理办公室设置的通知

2019.05.14

2

永久

5、卷末备考表填写

n本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。

n 立卷人:由组成本卷的责任者签名。

n 检查人:由对案卷质量进行审核的责任者签名。

6、装订

检查归档的文件是否按A4规格大小形成,若不是则须裁切、贴边、拆边成A4规格。

进行立卷的全部文件要首先去除金属或塑料装订物,然后再统一装订(2-10页用直角装订,10页以上用扇尾夹固定)。

装订线距页边1.5厘米左右,以订齐全部材料,同时不覆盖正文内容为原则。对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;字迹模糊的应复制与原件放在一起,不是中文的文件材料应有翻译件附后。

7、拟写盒(卷)案卷标题

n 案卷标题应该简明确切、体式一致。一般以“年度”+“主要责任者”+“内容(事由)”+“名称(文种)”为标准形式。部分案卷题名也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面,不超过50字。

标题样例:

n 2018-2019学年校长办公会记录

n 2018年河南省招办关于招生和录取工作的通知

n 2018年科研处河南省教育科学规划研究课题申请书

8、档案移交

n立卷部门整理好案卷,经档案馆工作人员检查合格后,填写移交清单,一式两份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方签名。