为了更好地做好文件材料的归档工作，学校各归档部门根据文件材料的形成规律，参照《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》（以下简称规则）《安阳师范学院档案归档范围及保管期限表》，把平时办理完毕的文件材料，遵循文件的形成规律及有机联系，按卷（件）系统整理分别归档。

一、立卷归档分工

1、各归档部门应按照问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保护其有机联系，能准确全面反映学校真实面貌和部门主要职能活动的原则立卷。

2、全校性、综合性的文件材料，由学校党办、院办负责立卷。其他党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等门类的文件材料，由形成材料的部门负责立卷整理归档。

3、归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门提供相关材料。

4、上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把上级来文与办理好的材料，一并立卷归档。其余来文由学校党办和院办负责归档。

5、学校各职能部门，以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位负责整理归档。

6、各临时机构形成的归档文件材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何个人不得擅自带走或销毁。

二、收集归档材料

1、收集归档材料的原则：凡是记述和反映本机关、本单位职能活动和历史面貌的文件材料，都应列入归档范围，凡是与机关、本单位职能活动无关的和无保存价值的文件材料不列入归档范围。

2、收集归档材料的重点：是本校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件和需要我校承办的文件材料。

3、收集归档材料的范围：具体范围见《安阳师范学院档案归档范围及保管期限表》。

4、以下为不归档的文件材料，若需要，可选作资料保存：

n 上级机关普发的供参阅、不办的文件；

n 上级机关发来供工作参考的抄件；

n 上级机关征求意见未定稿的文件；

n 无查考价值的事务性、临时性文件；

n 重份文件；

n 未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

n 从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；

n 无特殊保存价值的信封，一般性表态,询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；

n学校内部互相抄送的文件材料，无须回复的行文、介绍信等；

n为参考目的从各方面收集的文件材料；

n本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

n 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；

n未生效的合同、协议、单据。

三、部门立卷和归档流程

1、立卷分类

（1）分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度。

（2）分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

（3）分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

以上三种方法使用的步骤是：分年度—→分问题—→分保管期限

n 将文件材料按其形成或针对的年度分开，根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。

n 在分年度的基础上，将文件材料按《安阳师范学院档案实体分类实施办法》中确定的类别分开。

n将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

n最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。

在归档过程中，跨年度的文件遵循以下的规则：

n跨年度的请示与批复，归入批复年度；

n跨年度规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；

n跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；

n跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；

n跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；

n法规性文件归入公布或批准年度；

n教学类文件按学年归档，财会档案文件按会计年度归档。

对文件进行价值的判断和划分保管期限

档案保管期限分为永久、定期30年、定期10年三个级别

n能够反映学校教学、科研、管理活动和历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久；

n反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期；

n凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期。

具体内容参见《安阳师范学院文件材料归档范围和保管期限》。

2、立卷组合

（1）基本要求：一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

（2）组合形式：

n 同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过100个自然页，即100张A4幅面大小的纸张。

n 会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可一会一卷、一会数卷。例行系列性会议，如每周一次的例会，可数会一卷。

n 非诉讼案件材料，按问题，可以一案一卷或一案数卷。

n 重要的人民来信可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；文件数量较少时也可按时间进行组合。

n 统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷。

n 学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合。

n 同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。

n 工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。

n 简报、内部刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

（3）同一卷内文件排列规则：

n 卷内文件材料要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列。

n 文字材料的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要修改稿在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；转发件在前，被转发件在后；其他文件材料按时间顺序排列。

3、编制页号和件号

成卷装订的卷内文件编页号：凡是页面上有内容的页都要编号，空白的页不用编号，页号要求用铅笔标在页面远离装订线的一侧下角。

按件装订的卷内文件编件号。

4、卷内文件目录填写

n 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写，如1、2、3……。

n 文号：文件制发机关的发文字号，如院政[2008]19号。

n责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者，如成人高教成绩单档案，责任者为成教学院。

n 题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，并在前后加［ ］。

n 会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。

n 日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，如2004.3.30。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。

n 页号：卷内有文字的页面均应编号。

序号	文号	责任者	题名	日期	页号	保管期限
1	2006院政30号	院长办公室	关于×××的通知	2006.02.23	1	长期
2	2006安师31号	党委办公室	关于×××的通知	2006.04.20	5	永久

5、卷末备考表填写

n本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。

n 立卷人：由组成本卷的责任者签名。

n 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

四、装订

n 检查归档的文件是否按16开或A4规格大小形成，若不是则须裁切、贴边、拆边成16开或A4规格。

n 进行立卷的全部文件要首先去除金属装订物，然后再统一装订。

n 装订线距页边1.5厘米左右，以订齐全部材料，同时不覆盖正文内容为原则。对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；字迹模糊的应复制与原件放在一起，不是中文的文件材料应有翻译件附后。

五、拟写盒（卷）案卷标题

n 案卷标题应该简明确切、体式一致。一般以“年度”＋“主要责任者”＋“内容（事由）”＋“名称（文种）”为标准形式。部分案卷题名也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面，不超过50字。

n 除会议文件外，一般不得使用××文件材料，如“学校办公室文件材料”、“××学院文件材料”等含混的标题；除一般函件外，不得使用××往来文书如“教育部往来信件”等标题；除非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”作为标题。

标题样例：

n 2002-2003学年校长办公会记录

n 2005年河南省招办关于招生和录取工作的通知

n 2006年科研处河南省教育科学规划研究课题申请书

六、检查归档案卷质量

n 案卷大小适宜：纸张大小以A4纸幅为标准。超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

n 案卷厚薄要适宜。卷内文件的数量不应超过100个自然页，即100张A4幅面大小的纸张。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷，严禁跨类组卷。

七、归档时间

n 学校党群、行政、财会、后勤服务等能按年度归档的部门，应在次年六月底前将上一年度形成的文件材料归档。

n 教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

n 各学院毕业生成绩总表和毕业照片（分班级），应在毕业生离校后一个月内归档。

n 专题性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；全校性重大活动，应在完成后的一个月内归档。

n 突发性事件形成档案，在事件结束后，即时归档。

八、档案移交

n立卷部门整理好案卷，学校档案馆派人检查合格后，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名。