根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等相关法律规定要求，为进一步规范我校干部人事档案利用工作，加强干部人事档案的安全性、规范化管理，坚持做到严格管理、安全保密、规范程序、方便利用，特制订本制度。

一、档案馆仅直接针对组织和人事部门办理有关人事档案业务。其他部门（院系）领导（仅限部门正职）需利用教职工档案的，应视情况经组织或人事部门领导审批（被查档案当事人为科级及以上干部的经组织部门审批，为一般教职工的经人事部门审批），再由组织或人事部门指派2名党员干部带领到档案馆审批办理，仅限在档案馆现场查阅，不得借阅。除纪检部门，其他各部门（院系）查阅范围仅限本部门教职工档案。

个人利用人事档案应先由本部门正职领导审批，再视情况经组织或人事部门领导审批，并由组织或人事部门指派2名党员干部到档案馆审批办理，个人不得直接前往档案馆办理。

二、组织、人事部门利用人事档案，应先由部门负责人审批并指派2名党员干部到档案馆审批办理。

三、人事档案原则上不对外提供使用。如因干部人事工作、审理案件、撰写生平、办理社会保险、公证及编著修志等特殊情况需要利用人事档案的，利用单位应持《人事档案查阅介绍信》到我校组织或人事部门办理审批手续，并在《人事档案查阅审批表》上注明查阅事由和内容，经我校组织或人事部门领导审批并指派2名党员干部到档案馆审批办理。

四、档案管理员在工作过程中要坚持原则，严格履行人事档案利用登记制度。（1）办理前应认真查看审批手续是否规范，并只能根据审批用途提供相关材料；对于手续不规范的不予办理。（2）查阅工作中档案管理员必须陪同查阅人在阅档室查阅，并如实填写《人事档案查阅登记表》，若需复印应注明用途；查阅完毕后，档案管理员应立即清点档案，确定无误后及时入库。（3）借阅工作中档案管理员应严格按照《人事档案借阅审批表》提供借阅内容，不得提供多余材料，并应确定归还日期；借阅人归还档案时，档案管理员应认真清点所借内容，确认无丢失、无破损、无圈划、无涂改后，及时整理入库。（4）档案借阅最长不超过15天，如有特殊情况需延长借阅时间，必须严格办理续借手续。

五、利用人事档案要严格遵守保密制度。利用单位或个人，不得泄露档案内容，不得擅自摘录、拍摄、复制档案内容；因工作需要利用档案材料取证的，必须严格履行上述审批手续后才能摘录或复制。

六、因工作需要利用死亡教职工人事档案时，严格参照上述审批规定办理。

七、对违反上述规定，造成不良影响的，要依照《档案法》、《干部人事档案工作条例》、《保密法》依法追究当事者责任，严肃处理。

八、《人事档案查阅审批表》和《人事档案借阅审批表》在档案馆网页下载。